A gestão documental tem se tornado um pilar essencial para a eficiência e a competitividade das empresas modernas. 

Até porque, com o crescimento exponencial do volume de informações, saber administrar documentos de forma organizada e segura não é mais um diferencial, mas uma necessidade. 

Neste artigo, vamos demonstrar os principais benefícios da gestão documental para as empresas e como isso pode impactar positivamente seus resultados.

 

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O que é gestão documental?

Gestão documental é o processo de gerenciar de forma organizada e eficiente todos os documentos e informações de uma empresa, sejam eles físicos ou digitais. Esse processo inclui atividades como a criação, armazenamento, organização, controle de acesso e descarte de documentos, sempre com o objetivo de garantir a segurança e a acessibilidade dos dados.

Desse modo, a adoção de boas práticas de gestão documental contribui tanto para melhorar a produtividade das equipes quanto para reduzir custos e minimizar riscos. Afinal, documentos desorganizados ou perdidos podem levar a atrasos, problemas legais e custos desnecessários.

 

5 principais benefícios da gestão documental para as empresas

1. Organização e rapidez no acesso às informações

Com uma boa gestão documental, é possível acessar qualquer documento de forma rápida e prática. Assim, os colaboradores gastam menos tempo procurando informações, podendo dedicar mais energia às suas atividades principais. Além disso, a organização eficiente reduz a chance de perda de documentos importantes.

2. Redução de custos

Empresas que adotam uma gestão documental eficiente conseguem reduzir custos, especialmente aqueles relacionados ao armazenamento físico de documentos e ao tempo gasto em tarefas manuais. Com a digitalização e o uso de um sistema de gestão, é possível eliminar despesas com papel, impressões e espaço de arquivo.

3. Segurança da informação

Sabia que a segurança da informação é um aspecto crucial da gestão documental? Sistemas digitais de gestão oferecem controle de acesso, permitindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a determinados documentos. Isso ajuda a proteger dados sensíveis e a evitar o vazamento de informações confidenciais.

4. Conformidade com legislação

Manter os documentos em conformidade com a legislação é uma preocupação constante para muitas empresas. Uma gestão documental adequada possibilita assegurar que todos os documentos obrigatórios estejam armazenados corretamente e que os prazos de retenção sejam respeitados, evitando problemas legais e multas.

5. Melhoria na produtividade

A organização proporcionada pela gestão documental contribui diretamente para a melhoria da produtividade. Com documentos fáceis de localizar e processos automatizados, os colaboradores conseguem ser mais ágeis em suas tarefas, reduzindo o retrabalho e otimizando o fluxo de informações dentro da empresa.

 

Como implementar uma gestão documental eficiente?

A implementação de uma gestão documental eficiente exige planejamento e o uso das ferramentas certas. Nesse sentido, um software ERP (Planejamento de Recursos Empresariais) pode ser a solução ideal, uma vez que integra diversos processos de gestão em um único ambiente, proporcionando maior controle e segurança.

Como você pôde perceber neste artigo, a gestão documental é fundamental para as empresas que desejam melhorar a eficiência operacional, garantir a segurança das informações e reduzir custos. 

Por essas razões, adotar boas práticas e utilizar ferramentas tecnológicas adequadas são passos essenciais para conquistar esses benefícios. 

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